淡江大學詢價報價系統 Q&A
01.如何建立詢價單?
02.如何刪除詢價單?
03.如何將舊的詢價單設定成範本?
04.如何修改範本詢價單的標題?
05.如何取消範本詢價單?
06.如何使用範本建立詢價單?
07.如何產生報價單?
08.如何將詢價單送給廠商產生報價單?
09.如何將詢價單開放給所有廠商報價?
10.如何自行填寫報價單?
11.如何查閱詳細的詢價單內容?
12.如何查詢詳細的報價單內容?
13.如何了解詢價單的狀態?
14.如何了解報價單的狀態?
15.如何在列表時隱藏/顯示指定的單據?
16.如何給予廠商評價?
17.如何修改之前給予廠商的評價?
18.如何催促廠商進行報價?
19.如何輸入請購單內容?
20.如何列印請購單與報價單?
21.如何延長廠商報價的時間?
22.如何改變列印字型的大小?
23.如何搜尋廠商的資料與評分紀錄?
24.如何搜尋以往的商品報價紀錄?
25.如何修改註冊資料或變更登入密碼?
26.如何使用同組同仁的範本詢價單?
27.如何查詢同組同仁的詢價單與報價狀況?
28.如何設定我的廠商功能?
NEW!
29.如何修改尚未送出的詢價單?
30.如何將非正式的詢價單設定為[報廢]?
01.如何建立詢價單?
建立詢價單的方法有兩種, 一種是點選「自行輸入建立詢價單」, 一種是點選「使用範本建立詢價單」.
「自行輸入建立詢價單」: 提供四種詢價單表格供您選擇, 分別是「常用十行格式」/「三大欄位」/
「台銀方案專用」/「統議零購專用」, 請依照您的需求一一填寫各欄位. 如果詢價商品超過十項,
或是有不同的商品種類, 請您分成兩張以上的詢價單.
「使用範本建立詢價單」: 提供您重複使用舊的詢價單, 點選要使用的範本後即可調出舊的詢價資料,
您只需修改各欄位內容即可成為新的詢價單.
「本單名稱」欄位請輸入供您日後容易辨識的名稱, 以供日後查詢之用, 例如: [個人電腦採購案-FISX0263],
您不一定要輸入正式的請購案名稱.
商品類別目前共分成十大類, 您必須指定詢價單要送交給哪一種類型的廠商, 這十類分別為:
1．資訊商品--電腦硬體、軟體、網路設備、資訊耗材
2．通訊相關--手機、通訊器材、無線電、總機、傳真、門號
3．工具儀器--五金工具、儀器設備、電子零件、機械裝置
4．影音家電--相機、攝影、撥放設備、計時裝置、其他家電
5．辦公設備--辦公文具、傢俱、居家戶外用品、玩具、運動
6．書報媒體--書報雜誌、CD、DVD、影音媒體、印刷出版
7．交通旅遊--交通工具、旅遊住宿、車票機票類
8．食品保健--食品、餐盒便當、特產、美容保健
9．服飾精品--男女服飾、鞋子、精品、布料、旗幟、紡織品
A．工程服務--水電工程、土木工程、管線維修、非商品服務
02.如何刪除詢價單?
只要您的詢價單送交給廠商報價, 或是開放廠商自由報價, 或是您有自行填寫報價單, 這份詢價單就無法刪除.
要刪除詢價單請使用「列出所有詢價單」功能, 在列出的詢價單中選擇要刪除的項目, 按下「刪除本單」,
請注意, 只有狀態為「儲存未送」的詢價單才能刪除, 刪除後即無法復原!
如果您只是不想看到該詢價單, 您可以使用「隱藏本單」的功能, 列表時將不顯示該單的詳細內容.
03.如何將舊的詢價單設定成範本?
對於經常進行採購的商品, 詢價單內容通常大同小異, 此時您可以使用範本功能以節省輸入的時間.
請使用「列出所有詢價單」功能, 在列出的詢價單中選擇要設定為範本的詢價單, 按下「存成範本」,
此時會要求您輸入範本標題, 請您輸入一個容易辨識的名稱, 讓您在「使用範本建立詢價單」的列表中,
可以輕易的找出恰當的範本來套用.
04.如何修改範本詢價單的標題?
請於主功能頁下點選「使用範本建立詢價單」功能, 點選欲修改標題的範本後方「修改標題」按鈕,
輸入新的範本標題名稱後, 按下確定即修改完成.
05.如何取消範本詢價單?
請於主功能頁下點選「使用範本建立詢價單」功能, 點選欲取消的範本後方「取消範本」按鈕,
按下確定即取消完成.
06.如何使用範本建立詢價單?
請於主功能頁下點選「使用範本建立詢價單」功能, 點選恰當的範本後方「建立新單」按鈕,
然後一一修改各欄位資料, 確認無誤後按下「送出詢價單」即完成.
請注意: 範本的詢價單格式會依照當初的表格設定呈現, 附加檔案也會一起帶入.
07.如何產生報價單?
產生報價單的方法有三種, 您可以同時使用:
◎選擇廠商: 找出能供應此詢價單商品的廠商有哪些, 讓您可以選擇數家廠商後主動的把詢價單送給廠商,
廠商能在最短的時間內得知有新的詢價單需要報價.
◎開放報價: 將您的詢價單設定為只要是能提供此類商品的廠商都可進行報價, 不過需要廠商登入查詢後
才能看到這份詢價單, 再選擇是否要提供報價.
◎自填報價: 能讓您自己為廠商填寫報價單, 當廠商只能用其他方式提供報價單, 或是您已經先行購買了,
您可以在建立詢價單後使用本功能自行輸入價格.
08.如何將詢價單送給廠商產生報價單?
請於主功能頁下點選「列出所有詢價單」功能, 點選欲送出的詢價單後方「選擇廠商」按鈕,
此時會顯示此詢價單的詳細內容與已經送給哪些廠商報價, 下方則會列出所有該商品類別的廠商,
這些廠商會依據評分等資訊作排列.
您也可在選擇廠商的功能中, 以關鍵字方式查詢廠商名稱或廠商商品簡述, 符合的廠商都會列表出來,
接著請您挑選出數家廠商, 然後將詢價單送給廠商即可, 系統同時會送出Email通知廠商上網報價,
如果您趕時間, 建議您同時也打電話通知該廠商上網報價.
當您於「列印請購單與報價單」功能下設定「截止報價」時, 廠商就無法再回傳報價.
09.如何將詢價單開放給所有廠商報價?
請於主功能頁下點選「列出所有詢價單」功能, 點選欲開放的詢價單後方「開放報價」按鈕,
按下確定後此詢價單就會開放給符合此商品類別的廠商, 只要廠商上網查詢就可進行報價.
由於廠商需主動查詢才能看到這些開放的詢價單, 而且可以自由選擇是否要回傳報價單,
所以無法確定回傳的報價單數量有多少.
您可以主動將詢價單送給廠商外, 同時將該詢價單開放廠商自由報價, 來獲得更多的報價資訊.
當您於「列印請購單與報價單」功能下設定「截止報價」時, 系統即自動關閉讓廠商自由報價.
如果要取消廠商自由報價, 請在「列出所有詢價單」功能, 點選欲取消開放的詢價單 [狀態] 欄位中
[開放其他廠商報價中] 後方的「取消」按鈕. 另外只要是報價單您都無法刪除.
10.如何自行填寫報價單?
請於主功能頁下點選「列出所有詢價單」功能, 點選欲填寫的詢價單後方「自填報價」按鈕,
此時會顯示報價單表格, 請您填寫廠商資料與各商品的報價後按下「產生報價單」, 經過計算後
請您在按下「送出報價單」按鈕即完成.
填寫資料時, 您可使用搜尋廠商統一編號方式來查看系統內是否有廠商的資料, 如果該廠商有在
本系統中註冊使用, 系統就會自動帶出該廠商的資料.
使用本功能產生的報價單無法成為廠商正式報價單, 您仍需附上廠商其他型式之正式報價單.
自填報價功能也能同時與另外兩種報價方式一起使用. 另外您無法刪除自填的報價單.
11.如何查閱詳細的詢價單內容?
請於主功能頁下點選「列出所有詢價單」功能, 點選欲查看的詢價單後方「詳細資料」按鈕.
12.如何查詢詳細的報價單內容?
請於主功能頁下點選「列出所有詢價單」功能, 點選欲查看的詢價單 [狀態] 欄位中各報價廠商名稱
後方的「查看」按鈕.
您也可使用主功能頁下的「列出所有報價單」功能, 點選欲查看的報價單後方「詳細資料」按鈕.
13.如何了解詢價單的狀態?
1.儲存未送: 表示這份詢價單您才剛儲存好, 尚未送交廠商報價或是開放給廠商報價, 也沒有自填報價.
2.等待報價: 表示這份詢價單已送交廠商報價或是開放給廠商報價, 但是還沒有收到任何報價單.
3.有報價單: 表示這份詢價單已有廠商回傳報價, 或是有您自填的報價.
4.報價截止: 表示這份詢價單已經無法再接受報價, 連自填報價都不行, 此時才能列印請購單與報價單.
14.如何了解報價單的狀態?
1.等待報價: 表示詢價單已送交該廠商, 但該廠商尚未回傳報價單.
2.報價完成: 表示廠商已對該詢價單回傳報價單.
3.廠商重送: 表示廠商已經回傳過報價單, 但是報價內容需要更正因此再重送新的報價單來.
有重送的報價單將已重送的為準.
4.報價截止: 表示您已於「列印請購單與報價單」功能下將該詢價單設定為「截止報價」,
廠商在截止前仍沒有回傳報價單.
5.自行填寫: 表示這份報價單是您自行代廠商填寫的.
15.如何在列表時隱藏/顯示指定的單據?
只要在列表時對想設定的單據按下後方的「隱藏本單」或「顯示本單」按鈕即可.
16.如何給予廠商評價?
請於主功能頁下的「列出所有報價單」功能, 點選欲評分的報價單後方「給予評分」按鈕.
進入評分畫面後, 請選擇分數與輸入評語, 確認無誤後按下「送出評分表」即可.
分數請依廠商回傳速度、配合程度、商品價格、售後服務與保固等指標來給予, 從好到差分別有:
[+3] [+2] [+1] [0] [-1] 五級, 請您務必客觀與合情合理的評分, 並請務必給予廠商評分.
有您的評分可以給予廠商鼓勵或建議, 並可讓好的廠商優先被詢價人點選.
17.如何修改之前給予廠商的評價?
對於評價過的報價單, 您仍可修改評價.
請於主功能頁下的「列出所有報價單」功能, 點選欲評分的報價單後方「修改評分」按鈕.
另外, 廠商重送的報價單是無法給予評價的.
18.如何催促廠商進行報價?
請於主功能頁下點選「列出所有詢價單」功能, 點選欲催促的詢價單 [狀態] 欄位中各報價廠商名稱
後方的「催促」按鈕.
您也可使用主功能頁下的「列出請購單與報價單」功能, 點選欲催促的報價單後方「送出催促信」按鈕.
使用本功能後, 系統會馬上再寄出通知信給廠商, 提醒廠商趕快上網填寫報價.
19.如何輸入請購單內容?
系統設計的請購單是依照詢價單來建立的. 所以首先您必須要有詢價單才能製作請購單.
輸入請購單與報價單之前, 您必須先設定「截止報價」.
請於主功能頁下的「列出請購單與報價單」功能, 點選各請購案後方的「截止報價」按鈕.
當您設定完截止報價, 廠商就無法再回傳報價單, 您也無法自填報價, 此時輸入功能才會開放.
另外在輸入請購單前, 建議您先使用「選擇報價單」功能, 將您要的報價單選擇好,
系統就能在您輸入請購單時把您所選擇的報價單資料一起帶入.
當您完成上述設定後, 請於「列出請購單與報價單」中點選各請購案後方的「輸入請購單」按鈕.
此時系統會自動帶入詢價單的商品資料, 請您輸入各商品報價與各欄位後, 點選下方「計算金額」按鈕,
計算完總價後請點選「確定儲存」的按鈕, 如果需要修改請重新執行此功能, 系統會自動匯入上次您所
儲存的資料.
20.如何列印請購單與報價單?
列印請購單與報價單之前, 您必須先設定「截止報價」.
請於主功能頁下的「列出請購單與報價單」功能, 點選各請購案後方的「截止報價」按鈕.
當您設定完截止報價, 廠商就無法再回傳報價單, 您也無法自填報價, 此時列印功能才會開放.
接下來請於「列出請購單與報價單」功能中, 點選各請購案後方的「列印請購單」按鈕與「列印報價單」
按鈕, 按下後會彈出只有黑白雙色的視窗, 再按下視窗下方的「開始列印」按鈕即可.
注意: 列印請購單之前, 請先輸入請購單的內容.
另外您列印請購單與報價單時, 如果需要調整空白行數使列印出的版面更加美觀與清晰, 請於彈出的黑白
雙色視窗下方, 點選「調整空白行數」按鈕來設定列印空白行數.
21.如何延長廠商報價的時間?
當您設定「截止報價」後廠商就無法再回傳報價單, 您也無法自填報價, 如果您要延續報價,
請於主功能頁下的「列出請購單與報價單」功能, 點選各請購案後方的「延長報價」按鈕.
此時廠商即可再回傳報價, 您也可使用自填報價功能產生報價單.
請注意, 如果該詢價單您原先有設定開放廠商自由報價功能, 您必須再重新設定一次「開放報價」.
22.如何改變列印字型的大小?
如果您在使用列印請購單與報價單功能時, 印出來的表格字體太小或是不正常, 請在「列出請購單與報價單」
點選「設定列印字型」的功能(換頁功能列的左邊), 進入後可設定字型大小參數, 設定的參數會被儲存下來.
23.如何搜尋廠商的資料與評分紀錄?
請於主功能頁下的「搜尋廠商資料與評分」功能, 輸入廠商名稱或廠商商品簡述關鍵字, 並選擇廠商類型後,
點選「開始搜尋」按鈕. (兩個以上關鍵字可輸入『半形空白』作『OR』或『AND』的邏輯查詢)
例如於廠商商品簡述處輸入: [硬體 網路], 就能找出簡述中有 [硬體] OR/AND [網路] 的廠商.
當有列出符合的廠商資料時, 您可點選 [評分資料筆數] 欄位的數字, 查閱該廠商的評分紀錄.
當您點選廠商名稱旁的 [儲存] 功能時, 您可將該廠商設定至 [我的廠商] 列表中, 方便您日後選擇廠商.
24.如何搜尋以往的商品報價紀錄?
請於主功能頁下的「搜尋商品報價與紀錄」功能, 輸入商品名稱關鍵字, 點選「開始搜尋」按鈕.
(兩個以上關鍵字可輸入『半形空白』作『OR』或『AND』的邏輯查詢)
例如輸入: [硬碟 光碟], 就能找出商品名稱中有 [硬碟] OR/AND [光碟] 的商品報價紀錄.
搜尋結果中符合關鍵字的敘述會以高亮度顯示, 並請善用排序功能來協助您獲得報價資訊.
25.如何修改註冊資料或變更登入密碼?
請於主功能頁下的「註冊資料與密碼變更」功能, 輸入您欲變更的項目後, 按下「確定修改」按鈕.
請注意工作證號欄位是登入帳號所以無法修改.
26.如何使用同組同仁的範本詢價單?
請點選主功能頁下的「使用同組同仁範本詢價單」功能, 將列出與您同組的其他同仁所儲存的範本詢價單,
您可選擇適合者直接產生您的新詢價單.
27.如何查詢同組同仁的詢價單與報價狀況?
請點選主功能頁下的「查詢同組同仁詢價單」功能, 將列出與您同組的其他同仁的所有詢價單, 您可查詢詢價單資料
與報價狀況, 但是各報價單詳細資料恕不提供查詢!
28.如何設定我的廠商功能?
請於主功能頁下的「搜尋廠商資料與評分」功能中, 點選下方的「我的廠商」功能, 即可編輯我的廠商名單與順序.
如要新增廠商至我的廠商列表中, 請於搜尋廠商時, 在欲加入的廠商名稱旁點選 [儲存] 功能即可.
透過「我的廠商」, 您可於送出詢價單選擇廠商時, 或是於自行輸入報價單時, 讓您能迅速選擇到設定好的廠商.
29.如何修改尚未送出的詢價單?
請於主功能頁下的「列出所有詢價單」功能中, 在欲修改內容的詢價單右方點選「編輯本單」功能, 即可對該單進行編輯.
請注意: 只有狀態為「儲存未送」的詢價單您才可以直接編輯, 修改完成後會產生新的詢價單號, 舊的號碼則不再使用.
已經送出給廠商的詢價單則無法修改, 但是您可使用「建立新單」功能, 再送一份更正過的詢價單給廠商重新報價.
30.如何將非正式的詢價單設定為[報廢]?
請於主功能頁下的「列出所有詢價單」功能中, 在欲作廢的詢價單右方點選「作廢本單」功能, 即可設定作廢.
已送出報價的詢價單才能作廢, 詢價單一旦被設定作廢即無法復原, 作廢後則無法列印與獲得新的報價單.
對於狀態為「儲存未送」的詢價單, 您可使用「刪除本單」功能直接將其刪除.